Outsourcing della gestione flotta: perché il "fai da te" in azienda non conviene più

La gestione operativa delle auto aziendali è da sempre percepita come un’attività accessoria rispetto al cuore del business.

Eppure, in molte realtà, soprattutto nelle piccole e medie imprese, amministrazione, HR e direzione si ritrovano a dedicare una quantità significativa di tempo a questioni come il pagamento dei bolli, la gestione dei sinistri, il rapporto con i meccanici e le officine di fiducia.

Ogni multa da verificare, ogni tagliando da prenotare, ogni pratica assicurativa da seguire fino alla chiusura comporta telefonate, scambi di e-mail, controlli di documenti, verifiche con i dipendenti che usano i veicoli. Si tratta di un lavoro frammentato, difficile da pianificare e spesso sottovalutato, che rischia di sottrarre energie ad attività a maggior valore aggiunto per l’azienda.

Quando il parco auto cresce e le normative diventano più articolate (ad esempio nel caso del fringe benefit), questo “fai da te” nella gestione flotta può trasformarsi in un fattore di inefficienza strutturale, con costi non immediatamente visibili ma comunque rilevanti.

Dalla gestione occasionale alla complessità strutturale

Finché la flotta è composta da pochi veicoli, la gestione interna può sembrare sostenibile: una persona in amministrazione tiene un file Excel aggiornato, la direzione si occupa delle decisioni principali, i dipendenti comunicano direttamente eventuali problemi o interventi necessari.

Nel tempo, però, l’aumento del numero di auto, la presenza di diversi profili di utilizzatori (commerciali, tecnici, manager), l’intensificarsi degli spostamenti e la maggiore attenzione alle responsabilità del datore di lavoro in ambito sicurezza fanno emergere una complessità nuova.

Subentrano controlli più rigidi sulle scadenze, la necessità di tracciare chi guida quale veicolo, l’obbligo di dimostrare di avere effettuato le manutenzioni previste, l’esigenza di tenere sotto controllo i costi di carburante, pedaggi e manutenzione straordinaria. In molte aziende il sistema di gestione potrebbe finire per crescere per stratificazioni successive, senza un vero disegno: diversi fornitori, documenti conservati in modalità differenti, procedure che cambiano a seconda di chi se ne occupa.

In questo contesto, il rischio è che la gestione flotta rimanga formalmente “in casa”, ma di fatto diventi un insieme di attività frammentate, poco standardizzate e difficili da presidiare in modo continuativo.

Il tempo nascosto dell’amministrazione

Uno degli aspetti più sottovalutati riguarda il tempo speso dall’amministrazione per adempiere a tutte le incombenze legate ai veicoli. Il pagamento dei bolli è solo la parte più evidente: vi sono le polizze assicurative da rinnovare, le comunicazioni con le compagnie in caso di sinistro, la raccolta della documentazione necessaria, il monitoraggio delle pratiche aperte fino alla liquidazione.

A questo si aggiunge il coordinamento con i meccanici e le officine: fissare appuntamenti, verificare la disponibilità del veicolo sostitutivo, concordare gli interventi da eseguire, controllare i preventivi, autorizzare i lavori, verificare le fatture. Ogni intervento straordinario o imprevisto genera una catena di passaggi interni che coinvolgono più figure, spesso in momenti diversi della giornata e senza una reale possibilità di pianificazione.

Per il dipendente che utilizza l’auto, i tempi di fermo significano riorganizzare appuntamenti e trasferte; per chi si occupa di amministrazione e contabilità, ogni pratica rappresenta un dosaggio delicato tra esigenze operative, vincoli di budget e rispetto delle scadenze. Il risultato è un flusso di micro-attività che occupano porzioni significative della giornata lavorativa di persone che avrebbero competenze e responsabilità centrali per l’azienda.

I costi occulti del personale interno dedicato alle auto

Questo impegno costante si traduce in costi che raramente vengono misurati in modo sistematico. Il tempo del personale amministrativo, della direzione o dell’ufficio acquisti dedicato alla gestione dei veicoli rappresenta un costo del lavoro che non compare in una voce di bilancio specifica, ma incide sulla capacità dell’organizzazione di concentrarsi sul proprio core business.

Quando la flotta aumenta, molte aziende si trovano a dover individuare una figura di riferimento interna, o a chiedere a qualcuno di assumere informalmente il ruolo di responsabile della flotta, spesso senza strumenti adeguati né una formazione specifica. La gestione delle priorità diventa complessa: le urgenze legate alle auto si sovrappongono alle scadenze amministrative, con il rischio di errori, ritardi e decisioni prese in condizioni di pressione.

In questa prospettiva, non stupisce che numerose realtà stiano valutando soluzioni che permettano di trasferire una parte significativa di queste incombenze all’esterno. Il ricorso a formule come il noleggio auto lungo termine consente, in molti casi, di concentrare responsabilità e processi in un contratto strutturato, in cui la gestione operativa quotidiana è presidiata da un soggetto specializzato, mentre l’azienda mantiene il controllo delle scelte strategiche legate alla mobilità.

L’efficienza di un unico fornitore specializzato

Affidare la gestione della flotta a un unico fornitore significa, prima di tutto, ridurre la frammentazione. Invece di rapportarsi con più officine, diversi broker assicurativi, vari fornitori di pneumatici e carrozzerie, l’azienda dispone di un interlocutore unico che coordina l’intero ciclo di vita del veicolo.

Questo modello consente una maggiore standardizzazione dei processi: le procedure di manutenzione sono definite, le modalità di gestione dei sinistri sono chiare, le regole per l’assegnazione dei veicoli sono condivise, la documentazione è raccolta e archiviata secondo criteri uniformi. L’azienda beneficia di una maggiore trasparenza, sia sui tempi di fermo sia sui costi associati a ciascun veicolo.

Un fornitore specializzato, inoltre, possiede normalmente una rete di partner distribuita sul territorio, in grado di garantire tempi di intervento più rapidi e una gestione più efficiente delle emergenze. In caso di sinistro o guasto improvviso, il dipendente viene supportato da procedure già collaudate, con la possibilità di veicoli sostitutivi, assistenza telefonica dedicata e strumenti digitali per segnalare il problema in tempo reale.

Per l’azienda, questo significa limitare l’impatto degli imprevisti sull’operatività quotidiana, ridurre il numero di interlocutori e alleggerire in modo significativo il carico di lavoro interno legato alla flotta.