Il Gruppo Amadori ha affidato a Siav l’ottimizzazione della gestione dei flussi approvativi interni e la digitalizzazione dei documenti contrattuali, alla base del rapporto con dipendenti e fornitori.

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Il primo ambito su cui Amadori si è focalizzata, nel rapporto con Siav, è stato quello delle risorse umane, con la digitalizzazione di tutta la documentazione contrattuale relativa al personale impiegatizio, utilizzando la soluzione di firma grafometrica integrata nella piattaforma Archiflow. Il precedente processo di gestione dei contratti era analogico, e questo comportava diverse criticità, e diverse inefficienze nel preparare, far firmare e archiviare i documenti. Visto il buon esito dell’iniziativa, Amadori ha poi approcciato il tema dei braccianti agricoli, che rappresentano la grande maggioranza dei lavoratori di Amadori, con oltre 7.000 unità, i cui contratti vanno rinnovati ogni anno. Nel 2022 spinta anche da esigenze di compliance relative alla comunicazione al dipendente dei punti principali del contratto (che nel settore in cui opera Amadori variano da Regione a Regione), e e della relativa tracciabilità Amadori ha implementato un nuovo processo completamente digitalizzato: i documenti vengono generati in modo automatico e poi salvati sulla piattaforma Archiflow. Qui vengono firmati digitalmente dai legali rappresentanti e poi inviati alla firma dei dipendenti attraverso la piattaforma di firma remota. Una volta completato il processo di firma, i documenti stessi vengono riportati sulla piattaforma Archiflow già pronti per essere conservati. Questo ha permesso ad Amadori di ridurre notevolmente i tempi del processo, di limitare il coinvolgimento di personale non HR, e di monitorare con facilità l’avanzamento: questo ha permesso di completare la raccolta dei documenti firmati in un paio di settimane contro gli oltre due mesi e riducendo drasticamente i FTE dedicati.

Successivamente si è lavorato sulla gestione dei documenti che regolano i rapporti con gli allevatori. Il precedente processo analogico presentava diverse criticità ed era particolarmente oneroso, mentre con l’utilizzo della soluzione di Siav, il nuovo processo è diventato completamente digitale consentendo di raccogliere la firma dell’allevatore attraverso la piattaforma di firma remota senza l’utilizzo di personale esterno e in piena compliance con le regole aziendali.