di Claudia Scorza

Gruppo Amadori, azienda specializzata nel comparto agroalimentare e tra i primi cinque food brand in Italia, ha affidato a Siav l’ottimizzazione della gestione dei flussi approvativi interni e la digitalizzazione dei documenti contrattuali alla base del rapporto con dipendenti e fornitori.

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L’azienda è una realtà complessa e articolata, con personale che si occupa di diverse attività e sparso sul territorio nazionale.

«La collaborazione con Siav nasce nel 2019, quando eravamo in cerca di un partner affidabile e competente per gestire il nostro patrimonio documentale, che al tempo era frammentato in quattro differenti applicazioni», afferma Sandro Salvigni, head of digital transformation di Amadori. «Produciamo oltre 6 milioni di documenti all’anno, un volume enorme che richiede efficienza e sicurezza. Per questo abbiamo scelto di avvalerci della piattaforma Archiflow di Siav, che ci ha permesso di consolidare in un'unica piattaforma i diversi repository documentali che avevamo, unificando così tutti i processi di document management, dalla fatturazione elettronica con collegamento diretto a SdI all’archiviazione e conservazione, passando per la digitalizzazione dei Ddt sia in entrata che in uscita, fino a una gestione totalmente digitale delle varie tipologie contrattuali con cui abbiamo a che fare».

Il primo ambito su cui Amadori si è focalizzata nel rapporto con Siav è stato quello delle risorse umane con la digitalizzazione di tutta la documentazione contrattuale relativa al personale impiegatizio, utilizzando la soluzione di firma grafometrica integrata nella piattaforma Archiflow.

Il precedente processo di gestione dei contratti era analogico e questo comportava diverse criticità e diverse inefficienze nel preparare, far firmare e archiviare i documenti. Visto il buon esito dell’iniziativa, l’azienda ha poi approcciato il tema dei braccianti agricoli, che rappresentano la grande maggioranza dei lavoratori di Amadori, con oltre 7.000 unità, i cui contratti vanno rinnovati ogni anno.

Nel 2022 spinta anche da esigenze di compliance relative alla comunicazione al dipendente dei punti principali del contratto (che nel settore in cui opera Amadori variano da regione a regione) e della relativa tracciabilità, l’azienda ha implementato un nuovo processo completamente digitalizzato: i documenti vengono generati in modo automatico e poi salvati sulla piattaforma Archiflow. Qui vengono firmati digitalmente dai legali rappresentanti e poi inviati alla firma dei dipendenti attraverso la piattaforma di firma remota. Una volta completato il processo di firma, i documenti stessi vengono riportati sulla piattaforma Archiflow già pronti per essere conservati.

Questo processo ha permesso ad Amadori di ridurre notevolmente i tempi del processo, limitare il coinvolgimento di personale non HR e di monitorare con facilità l’avanzamento, consentendo di completare la raccolta dei documenti firmati in un paio di settiman, contro gli oltre due mesi, riducendo drasticamente i Fte dedicati.

«Era una sfida complessa e all’inizio avevamo dei dubbi sull’opportunità di adottare un sistema di firma elettronica in così poco tempo per così tanti documenti», continua Sandro Salvigni. «Siav è stata la nostra guida in questo percorso, mostrandoci con chiarezza i passi da seguire dal punto di vista normativo e creando una user experience efficace. I risultati ci hanno sorpreso positivamente. Il 90% dei collaboratori, anche quelli meno abituati all’informatica, ha portato a termine il processo senza problemi, mentre il restante 10% è stato assistito dai nostri operatori».

Successivamente l’azienda ha lavorato sulla gestione dei documenti che regolano i rapporti con gli allevatori. Il precedente processo analogico presentava diverse criticità ed era particolarmente oneroso, mentre con l’utilizzo della soluzione di Siav, il nuovo processo è diventato completamente digitale consentendo di raccogliere la firma dell’allevatore attraverso la piattaforma di firma remota senza l’utilizzo di personale esterno e in piena compliance con le regole aziendali.

Amadori, fondata nel 1969, ha sviluppato nel 2022 un giro d’affari pari a 1.736 milioni di euro e conta oggi oltre 9.200 collaboratori sparsi in tutto il Paese, 800 allevamenti di filiera, cinque mangimifici, sei stabilimenti di produzione alimentare all’avanguardia e un’importante e capillare rete di distribuzione logistica.