La fatturazione elettronica sarà obbligo di legge dal 1° gennaio 2019 e nessuna proroga verrà concessa a chi non avrà adeguato i propri sistemi e i propri processi.

Come evidenziato dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano, è auspicabile che la fatturazione elettronica diventi uno stimolo per la creazione di una cultura digitale condivisa in Italia. L’idea vincente sarà di uniformare in un unico processo digitale la documentazione in ingresso, in itinere e in uscita delle aziende, creando flussi di lavoro operativi, tracciabili e archiviabili.

Secondo Axioma, società italiana che fornisce alle aziende soluzioni software per migliorare l’efficienza dei loro processi, questo importante cambiamento non va percepito come un mero adeguamento normativo bensì come un’opportunità per rivedere il livello di innovazione dell’azienda ed evolvere tecnologicamente. Le imprese esprimono forti preoccupazioni in merito all’impatto che questa novità avrà sull’attività di business, ma così rischia di passare in secondo piano il grande ritorno che i nuovi sistemi implementati avranno sulla produttività delle risorse e sui costi di gestione dell’intero processo ordini-pagamenti.

Se da un lato è vero che andrà inizialmente sostenuto il costo per l’aggiornamento applicativo e per il servizio di conservazione sostitutiva, dall’altro si ridurranno drasticamente i costi accessori e si registrerà un notevole risparmio di tempo nel caricamento delle fatture e nella gestione delle relazioni con clienti e fornitori per le verifiche e la rettifica di eventuali errori. Le risorse aziendali fino ad oggi impegnate in questi compiti amministrativi potranno così concentrarsi su attività più strategiche ai fini dell’attività aziendale.

Considerando i dati dell’Osservatorio Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano, emerge che il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall'introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura e dai 25 ai 65 euro per l'intero ciclo dell'ordine, ma solo a condizione che il processo gestionale sia completamente digitalizzato.

«Quando si parla di fatturazione elettronica si parla di software gestionali per il ciclo attivo e passivo: questa è dunque una grande opportunità per creare efficienza in tutte le fasi e le attività di gestione, utilizzando per il trattamento la gestione dei documenti che però deve essere integrata con l'ERP e colloquiare con l'Intermediario responsabile del colloquio con lo SDI e la conservazione sostitutiva. E non una mera gestione documentale come proposto da molti operatori sul mercato», chiarisce Giorgio Rastrelli, Responsabile dell'area tecnica di Axioma.

La normativa si basa sul concetto di formato standard dei documenti fattura, l’XML, e il primo passo per le aziende deve dunque essere l’implementazione di uno strumento che generi la fattura di vendita dal sistema ERP, che riceva dal Sistema di Interscambio quella passiva - entrambe in XML - e che i due documenti vengano portati in Conservazione sostitutiva. Ma come collegare gli altri documenti che non hanno l'obbligo dell'XML ma fanno parte del fascicolo? In un'ottica di massimizzazione dell’efficienza e digitalizzazione dell'intera area amministrativa, dovranno essere archiviati unitamente alle fatture XML con un sistema documentale.

Se è vero che la fatturazione elettronica riguarda i documenti fattura, va altresì compreso che il processo in sé è prettamente gestionale. Le imprese devono dunque innanzitutto definire i loro obiettivi per quanto concerne il livello di automazione che desiderano ottenere dai moduli software che governano questi processi. Le aziende devono quindi decidere se optare per una modalità manuale o automatica.

Axioma non ha dubbi: «Una gestione del colloquio con lo SDI in maniera manuale aggiunge costi e tempo di risorse umane che cresce in modo proporzionale a seconda della dimensione dell’impresa e del volume di fatture da gestire ed archiviare. Trattare un documento in formato cartaceo, riportano alcune analisi di Google, costa circa 25 euro all'anno, tra stampe, spedizioni, archiviazione, distribuzione…», spiega Andrea Maserati, presidente di Axioma. «Il nostro approccio consente di automatizzare l’intero processo attivo e passivo dall’emissione/ricezione della fattura alla contabilizzazione automatica, dall’invio allo SDI alla gestione delle notifiche e conservazione sostitutiva sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo, supportando così a 360° il cliente e rendendo efficiente la gestione, riducendo i costi».