Nell'ambito dei forti cambiamenti che stanno interessando il settore della distribuzione, l'analisi dei dati si rivela fondamentale sia in termini di profit recovery che nell'elaborazione di efficaci strategie d'impresa.

A tal proposito, Michele Poli, Responsabile amministrazione e sistemi informativi di Gruppo Poli, ci spiega come un'opportuna attività di profit recovery, unita all'impiego di sistemi complessi di business intelligence, consenta di ottimizzare i processi interni e di creare efficienza.

Nel settore del retail, l’analisi e la gestione dei dati hanno assunto una crescente importanza nel determinare le scelte strategiche di ogni impresa e una maggiore efficacia nel recupero della marginalità. Il vostro Gruppo come è organizzato e come si sta muovendo su questo fronte?

Nel corso degli ultimi anni il mondo della distribuzione ha subito una grande trasformazione: da un lato sono cambiate le dinamiche di consumo, dall’altro si è rafforzata la presenza del canale discount, così come hanno acquisito maggior vigore i cosiddetti category killer. La concorrenza è aumentata, si è quindi intensificata, imponendo una riduzione dei margini di contribuzione. Di conseguenza, abbiamo lavorato per migliorare su due fronti: i costi e l’efficientamento dei processi. La gestione dei dati è diventata a questo proposito fondamentale: ogni singolo elemento, dalla singola voce di costo a eventuali inefficienze, deve essere misurato e monitorato.

In pratica, che cosa avete fatto?

Anzitutto, abbiamo dato il via a un’attività di profit recovery attraverso la verifica di tutti i contratti di acquisto per individuare eventuali poste contrattuali non riscosse. Ci siamo avvalsi per questa attività della filiale italiana di Pay-Back group, specializzata in questo ambito e particolarmente esperta nella definizione di modelli di verifica atti a intercettare eventuali inefficienze.
Per indagare altri aspetti di costo, invece, ci siamo organizzati internamente, attraverso un sistema di business intelligence piuttosto complesso che ci ha permesso di tracciare i vari elementi a partire dalle voci di costo rilevanti.

Quali sono i risultati più significativi che avete ottenuto nell’ultimo periodo?

Sempre grazie alla collaborazione con Pay-Back, nei primi anni di monitoraggi sono stati effettuati dei recuperi piuttosto significativi, poi le inefficienze riscontrate sono state ridotte grazie ai correttivi apportati al metodo di lavoro.

Per quanto riguarda gli altri fronti invece?

Siamo stati in grado di ottimizzare una serie di processi lungo tutta la filiera, dai costi di trasporto, alle differenze inventariali, all’organizzazione del personale, individuando e monitorando i kpi corretti per ogni processo.
Tutto ciò ha portato a una sensibile diminuzione dei costi, non dovuta a tagli, bensì alla creazione di efficienza.

In tutto questo, quale ruolo ha giocato la dotazione di strumenti tecnologici e software dedicati al vostro interno alla gestione dei processi aziendali?

Siamo dotati già da diversi anni di software flessibili e completi per monitorare i kpi che ci interessano. La consulenza esterna è stata però un importante valore aggiunto perché ci ha permesso di sviluppare un metodo relativo a specifiche tematiche e di individuare più facilmente eventuali problematiche interne. In generale, crediamo che il metodo proposto dal consulente debba divenire parte integrante del nel know how aziendale, permettendo di recuperare efficienza in modo continuo e costante, anche dopo l’intervento.

Quanto è critica la tematica della riservatezza dei dati in fase di ricerca e analisi delle informazioni laddove vi sia il supporto di un partner che si occupa di queste attività? Si basa tutto sulla fiducia?

Quella della riservatezza dei dati è una tematica importante, specie dopo l’entrata in vigore della nuova normativa privacy - Gdpr. In quest’ottica, sono state adottate da parte della nostra azienda delle policy molto severe. Alla base, comunque, c’è sempre un rapporto di fiducia. La stessa attenzione e sensibilità, tuttavia, l’abbiamo riscontrata anche nei nostri partner. Alla base, c’è sempre un rapporto di fiducia. Da parte loro vi è la consapevolezza che un errore, o una semplice leggerezza, nel trattamento dei dati delle aziende clienti, può compromettere la loro immagine e la loro reputazione sul mercato.

Quali sono i vostri progetti per il futuro in questo ambito? Continuerete con l’attività di recupero della marginalità, di profit recovery, di efficientamento dei processi di supply chain o vi state concentrando anche su altro?

Il miglioramento dei processi è un focus in costante divenire poiché il nostro lavoro è sempre in evoluzione. Come premesso, il mercato cambia, la concorrenza si intensifica, crescono i category killer, cresce il canale discount ed inizia ad assumere sempre più importanza il fenomeno dell’e-commerce. Inoltre, non solo si sono verificati grossi cambiamenti all'interno della distribuzione, ma è mutato anche l'atteggiamento dei consumatori. Tali cambiamenti devono essere attentamente analizzati, in modo da riuscire ad essere partecipi del cambiamento e non subirlo ed anche in questo i dati sono fondamentali.
Il valore di un consulente si basa sulla sua capacità di scegliere le informazioni sulle quali valga la pena concentrarsi ed attuare un lavoro di monitoraggio capillare, utilizzando il metodo più efficace.